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1. Prägnante Betreffzeilen Wer sie lesen will, muss Mails öffnen. 30 und mehr Eingänge pro Tag sind heute statistische Regel. Viele erhalten mehr elektronische Post, als sie beim besten Willen lesen können. Wenn die Betreffzeile daher nicht klar das Thema nennt oder neugierig macht, werden Nachrichten, die nicht von bekannten Absendern kommen, später oder gar nicht gelesen. 2. Informelle Anrede Die Anrede hat so informell wie nur möglich zu sein - auch wenn dies in Europa und speziell Deutschland ein besonderes Thema ist, belastet durch die kulturell tiefverwurzelte Sitte des differenzierenden Duzens/Siezens. Die Anrede setzt jedoch den Ton für die ganze Post, und E-Mails im umständlich-gewundenen Stil der analogen Epoche nähmen der technischen Errungenschaft ihre Effektivität.Das andere Extrem, jegliche Anrede wegzulassen, sollte allerdings zweiten und dritten Sendungen in mehrfach hin und her fliegenden E-Mail-Dialogen zwischen guten Bekannten, engen Mitarbeitern etc. vorbehalten bleiben. 3. Knappe Zitate Ein erheblicher Vorteil von E-Mail gegenüber analoger Schriftlichkeit besteht in der Möglichkeit, dass der Empfänger Passagen kopieren und in seine Antwort einfügen kann. So lassen sich klare Bezüge herstellen und indirekte Wiederholungen der Fragestellung vermeiden. Dieser Vorteil wird allerdings zum Ballast und zur Unhöflichkeit gegenüber dem Mail-Partner, wenn die Mail, auf die geantwortet wird, aus mehr als ein paar Sätzen bestand und komplett kopiert wird. Zitiert werden sollten nur kurze Passagen, auf die in der Antwort konkret Bezug genommen wird.Das gänzliche Fehlen von Zitaten ist freilich allemal so unhöflich. Vielbeschäftigte Mailer erinnern nicht unbedingt, worauf die jeweilige Antwort sich bezieht. Ein klares ‘Ja, machen wir’ ist ihnen so kryptisch wie hermetische Lyrik. |
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